Doanh nghiệp phân phối gạch men và thiết bị vệ sinh cần nhiều hơn một phần mềm ghi nhận doanh thu. Khi số lượng mã hàng lớn, giao dịch mua bán liên tục và nhân viên kinh doanh cần kiểm tra tồn kho ngay lúc tư vấn khách, dữ liệu kế toán phải trở thành công cụ hỗ trợ vận hành. Từ bài toán thực tế của Nhà phân phối Kim Hương, Nam Trung đã xây dựng phương án ứng dụng Nano Financial kết hợp quản lý kho, công nợ, hóa đơn điện tử và tra cứu tồn kho trên điện thoại.
Bài toán của nhà phân phối gạch men: bán nhanh nhưng số liệu phải chính xác
Gạch men và thiết bị vệ sinh có nhiều chủng loại, kích thước, mẫu mã, quy cách và đơn vị tính. Cùng một dòng sản phẩm có thể phát sinh nhiều lô nhập, mức giá và chương trình bán hàng khác nhau. Nếu bộ phận kinh doanh phải liên tục gọi về kho để hỏi còn hàng hay không, thời gian chốt đơn bị kéo dài; nếu số liệu bán hàng, kho và kế toán không thống nhất, việc đối chiếu cuối kỳ cũng trở nên nặng nề.
Trong quá trình tìm hiểu nhu cầu của Kim Hương, Nam Trung tập trung vào ba câu hỏi rất thực tế: Hàng còn bao nhiêu? Khách hàng đang nợ bao nhiêu? Và người quản lý có thể xem số liệu kinh doanh kịp thời hay không?
Đề xuất Nano Financial: kết nối mua hàng, bán hàng, kho và kế toán
Giải pháp được Nam Trung tư vấn lấy Nano Financial làm hệ thống dữ liệu trung tâm, hỗ trợ quản lý danh mục hàng hóa, nhập xuất tồn, mua hàng, bán hàng, công nợ khách hàng – nhà cung cấp, thu chi và các báo cáo kế toán, quản trị. Khi nghiệp vụ được tổ chức trên một hệ thống thống nhất, nhân viên giảm thao tác tổng hợp lặp lại, kế toán dễ đối chiếu và người quản lý có cơ sở theo dõi hoạt động kinh doanh.
Đối với nhu cầu quản trị và lập báo cáo theo những mục đích khác nhau, phương án còn tính đến hai đơn vị cơ sở phục vụ dữ liệu kế toán thuế và quản trị nội bộ. Việc tổ chức dữ liệu, phân quyền, đối chiếu và lập báo cáo phải được thiết kế rõ ràng, bảo đảm ghi nhận nghiệp vụ và thực hiện nghĩa vụ kế toán, thuế đúng quy định.
Nhân viên kinh doanh tra cứu tồn kho ngay trên điện thoại
Đây là một điểm nhấn trong phương án tư vấn cho Kim Hương. Thay vì yêu cầu nhân viên kinh doanh cài toàn bộ phần mềm kế toán trên điện thoại, Nam Trung đề xuất một giao diện web responsive để nhân viên được phân quyền có thể tra cứu số lượng hàng tồn theo mã hàng và kho từ điện thoại hoặc trình duyệt.
Ví dụ, khi khách hàng hỏi một mẫu gạch còn đủ số lượng cho công trình hay không, nhân viên kinh doanh có thể kiểm tra dữ liệu tồn kho được cấp quyền xem, thay vì phải chờ người quản lý kho phản hồi. Phương án web này là hạng mục phát triển, tích hợp theo yêu cầu trong đề xuất, không phải tuyên bố rằng chức năng đã được triển khai chính thức tại Kim Hương.
Hóa đơn điện tử và hạ tầng dữ liệu cũng được tính đến
Kim Hương đang sử dụng các công cụ bán hàng, hóa đơn và dịch vụ kế toán hiện hữu. Vì vậy, giải pháp được tư vấn không chỉ tập trung vào chức năng mới mà còn xem xét chuyển đổi danh mục, số dư và dữ liệu cần thiết, đồng thời đánh giá phương án kết nối hóa đơn điện tử phù hợp. Nam Trung cũng đề xuất mô hình lưu trữ SQL Server trên hạ tầng máy chủ hoặc dịch vụ hosting, đi kèm phân quyền và phương án sao lưu dữ liệu.
Những hạng mục tích hợp, chuyển dữ liệu và cấu hình sẽ cần kiểm thử bằng dữ liệu thực tế trước khi nghiệm thu.
Điều Nam Trung hướng đến: phần mềm phù hợp với cách doanh nghiệp làm việc
Với doanh nghiệp phân phối, một báo cáo tồn kho đúng lúc có thể giúp nhân viên kinh doanh trả lời khách nhanh hơn. Một báo cáo công nợ rõ ràng giúp kế toán chủ động nhắc thanh toán. Và một hệ thống dữ liệu thống nhất giúp ban giám đốc nhìn thấy tình hình mua bán, tồn kho, doanh thu và lợi nhuận mà không phải chờ nhiều bảng Excel tổng hợp.
Đó cũng là cách Nam Trung phát triển và tư vấn Nano Financial: bắt đầu từ bài toán vận hành thực tế, sau đó mới lựa chọn quy trình, công nghệ và báo cáo phù hợp.
Tư vấn giải pháp quản lý cho doanh nghiệp phân phối
Ngoài ngành gạch men và thiết bị vệ sinh, cách tiếp cận này phù hợp để khảo sát cho các doanh nghiệp thương mại có nhiều mã hàng, kho, nhân viên kinh doanh và nhu cầu tra cứu số liệu từ xa.
Công ty TNHH Tin Học Nam Trung
11/2D Nguyễn Hữu Tiến, P. Tây Thạnh, TP.HCM
Hotline/Zalo: 0966 771 772 – Mr. Hữu Anh
Website: namtrungcompany.com
Thông tin trong bài phản ánh phương án giải pháp Nam Trung đã tư vấn, báo giá cho Nhà phân phối Kim Hương; không đồng nghĩa dự án đã ký hợp đồng hoặc hoàn tất triển khai.