QUY CHẾ HẠCH TOÁN KẾ TOÁN NỘI BỘ

CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ CHẾ BIẾN THỦY SẢN NAM TRUNG

Số: 01/QC-KTNT/2025 Căn cứ:

• Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015;
• Thông tư 99/2025/TT-BTC ngày 27/10/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp (hiệu lực từ 01/01/2026);
• Điều lệ Công ty TNHH Sản xuất và Chế biến Thủy sản Nam Trung;
• Đặc thù hoạt động sản xuất, chế biến liên tục các mặt hàng thủy sản (cá tra, tôm, mực…);

CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng Quy chế này áp dụng cho toàn bộ hoạt động kế toán nội bộ của Công ty, bao gồm các bộ phận sản xuất, chế biến, kho bãi, bán hàng và các đơn vị trực thuộc (nếu có). Quy chế hướng dẫn việc tổ chức bộ máy kế toán, hạch toán các giao dịch kinh tế, thiết kế chứng từ/sổ sách/tài khoản chi tiết, kiểm soát nội bộ và lập báo cáo tài chính, phù hợp với đặc thù sản xuất chế biến thủy sản liên tục (quản lý nguyên liệu tươi sống, chi phí sản xuất theo lô, giá thành sản phẩm theo phương pháp chi phí chuẩn).

Điều 2. Nguyên tắc hạch toán

1. Hạch toán phải đầy đủ, kịp thời, trung thực, khách quan, minh bạch theo nguyên tắc kế toán cơ bản tại Thông tư 99/2025/TT-BTC.
2. Sử dụng đơn vị tiền tệ chính: VND; ngoại tệ (USD) cho giao dịch xuất khẩu chiếm >50% doanh thu, với báo cáo pháp lý quy đổi sang VND theo tỷ giá trung bình ngân hàng giao dịch.
3. Áp dụng phương pháp chi phí chuẩn (Standard Cost) để tính giá thành sản phẩm, hỗ trợ hạch toán nhanh chóng chi phí sản xuất (nguyên liệu, nhân công, sản xuất chung).
4. Phân biệt ngắn hạn/dài hạn tài sản/nợ theo chu kỳ kinh doanh (12 tháng) + đặc thù ngành (tồn kho nguyên liệu tươi sống).
5. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của thông tin kế toán.

Điều 3. Trách nhiệm thực hiện

• Giám đốc Công ty: Phê duyệt quy chế, giám sát tổng thể.
• Kế toán trưởng: Tổ chức thực hiện, kiểm soát nội bộ, báo cáo định kỳ.
• Các bộ phận (sản xuất, kho, bán hàng): Cung cấp chứng từ, thông tin kịp thời; chịu trách nhiệm về dữ liệu đầu vào.
• Nhân viên kế toán: Thực hiện hạch toán, lưu trữ tài liệu theo quy định.

CHƯƠNG II: TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ QUY TRÌNH KẾ TOÁN

Điều 4. Tổ chức bộ máy kế toán

1. Bộ máy kế toán tập trung tại Phòng Kế toán (Kế toán trưởng làm trưởng bộ phận), với phân cấp cho các đơn vị trực thuộc (nếu có):
   • Kế toán sản xuất: Theo dõi chi phí nguyên liệu (cá tươi, gia vị), nhân công, máy móc chế biến.
   • Kế toán kho: Quản lý nhập/xuất tồn kho (FIFO cho nguyên liệu dễ hỏng).
   • Kế toán bán hàng: Hạch toán doanh thu xuất khẩu, công nợ.
2. Đối với đơn vị trực thuộc (nhà máy chế biến): Ghi nhận luân chuyển nội bộ như doanh thu/giá vốn dựa trên bản chất giao dịch, không phụ thuộc hóa đơn (sử dụng phiếu nội bộ).

Điều 5. Quy trình hạch toán chung

1. Thu thập chứng từ: Chứng từ phải hợp pháp, hợp lệ (hóa đơn điện tử, phiếu nhập/xuất kho). Thời hạn: 24h sau giao dịch.
2. Ghi sổ: Sử dụng phần mềm kế toán (Nano Financiak  hoặc tương đương), ghi Nợ/Có theo hệ thống tài khoản. Đối chiếu hàng tháng.
3. Kết chuyển cuối kỳ: Kết chuyển chi phí sản xuất vào TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang), tính giá thành theo chi phí chuẩn.
4. Lưu trữ: 10 năm cho chứng từ, sổ sách; điện tử hóa để hỗ trợ kiểm toán.

CHƯƠNG III: HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN

Điều 6. Hệ thống tài khoản cơ bản Áp dụng hệ thống tài khoản tại Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC. Công ty tự mở tài khoản chi tiết (cấp 2, cấp 3) phù hợp đặc thù sản xuất chế biến thủy sản, nêu rõ trong Phụ lục quy chế này.

1. Tài khoản chi tiết tự mở (ví dụ):
   • TK 152: Nguyên liệu, vật liệu
     • 1521: Cá tươi nhập khẩu (USD).
     • 1522: Gia vị chế biến.
   • TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
     • 1541: Chi phí nguyên liệu chế biến tôm.
     • 1542: Chi phí nhân công ca sản xuất liên tục.
     • 1543: Chi phí máy móc đông lạnh.
   • TK 621: Chi phí nguyên liệu trực tiếp
     • 6211: Nguyên liệu thủy sản theo lô (theo dõi theo mã sản phẩm).
   • TK 627: Chi phí sản xuất chung
     • 6271: Chi phí điện nước nhà máy chế biến.
     • 6272: Chi phí kiểm nghiệm chất lượng (HACCP).
   • TK 641: Chi phí bán hàng
     • 6411: Chi phí logistics xuất khẩu.
   • TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
     • 6421: Chi phí chứng nhận xuất khẩu (FDA).
2. Lý do mở chi tiết: Phục vụ quản trị chi phí sản xuất liên tục, theo dõi giá thành theo lô sản phẩm, tối ưu hóa chuỗi cung ứng thủy sản. Đảm bảo không trùng lặp đối tượng kế toán.

CHƯƠNG IV: CHỨNG TỪ VÀ SỔ KẾ TOÁN

Điều 7. Thiết kế chứng từ kế toán Công ty tự thiết kế biểu mẫu chứng từ theo Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC, phù hợp đặc thù:

• Phiếu nhập kho nguyên liệu thủy sản (ghi rõ nguồn gốc, hạn sử dụng).
• Phiếu xuất kho sản phẩm chế biến (theo lô, mã sản phẩm).
• Bảng tính giá thành sản xuất (áp dụng chi phí chuẩn, điều chỉnh chênh lệch cuối kỳ). Chứng từ phải tuân thủ Điều 16 Luật Kế toán: Đầy đủ nội dung, chữ ký người lập/phê duyệt.

Điều 8. Sổ kế toán Sử dụng sổ theo Phụ lục III Thông tư 99/2025/TT-BTC, tự bổ sung:

• Sổ chi tiết chi phí sản xuất theo phân xưởng chế biến.
• Sổ theo dõi tồn kho thủy sản (ngắn hạn: nguyên liệu tươi; dài hạn: thiết bị đông lạnh). Ghi sổ hàng ngày, đối chiếu cuối tháng/quý.

CHƯƠNG V: QUẢN TRỊ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Điều 9. Quy chế quản trị nội bộ

1. Phân định trách nhiệm:
   • Bộ phận sản xuất: Báo cáo chi phí hàng ngày; không được tự ý điều chỉnh tồn kho.
   • Kế toán: Kiểm tra chứng từ trước khi hạch toán; báo cáo bất thường (chênh lệch tồn kho >5%).
   • Giám đốc: Phê duyệt giao dịch lớn (>500 triệu VND).
2. Kiểm soát rủi ro:
   • Kiểm kê tồn kho hàng quý (nguyên liệu thủy sản dễ hỏng).
   • Chống gian lận: Phân cách nhiệm vụ (người lập chứng từ ≠ người phê duyệt).
   • Áp dụng kiểm soát nội bộ theo Điều 6 Thông tư 99/2025/TT-BTC, tập trung vào chi phí sản xuất và doanh thu xuất khẩu.

Điều 10. Báo cáo tài chính

1. Lập theo Phụ lục IV Thông tư 99/2025/TT-BTC: Linh hoạt bỏ chỉ tiêu trống, sắp xếp theo ưu tiên (giá vốn hàng bán, chi phí sản xuất).
2. Đối với doanh nghiệp ngừng hoạt động: Sử dụng bộ báo cáo riêng (B01-B09-DNKLT).
3. Nộp báo cáo pháp lý bằng VND; thuyết minh lý do sử dụng ngoại tệ và tác động.
4. Thời hạn: Hàng tháng/quý/năm theo quy định.

CHƯƠNG VI: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 11. Hiệu lực thi hành Quy chế có hiệu lực từ 01/01/2026, thay thế quy chế cũ (nếu có). Sửa đổi bổ sung phải được Giám đốc phê duyệt và thông báo cơ quan thuế.

Điều 12. Trách nhiệm thi hành Mọi cá nhân vi phạm quy chế chịu trách nhiệm kỷ luật/tài chính theo pháp luật.

Nơi nhận:

• Lưu VP;
• Các phòng ban;
• Cơ quan thuế (báo cáo).

TP. Cần Thơ, ngày 31 tháng 10 năm 2025 GIÁM ĐỐC (Ký, ghi rõ họ tên) Nguyễn Văn A

PHỤ LỤC: DANH MỤC TÀI KHOẢN CHI TIẾT VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ (Chi tiết đính kèm, bao gồm bảng tài khoản mở rộng và mẫu phiếu nhập kho thủy sản…)

(Lưu ý: Quy chế này được soạn thảo dựa trên Thông tư 99/2025/TT-BTC và đặc thù ngành thủy sản. Công ty nên tham khảo ý kiến chuyên gia kiểm toán để điều chỉnh phù hợp. Nguồn tham khảo: , , , , .)