Kết thúc tháng không phải chỉ bấm nút in báo cáo. Một quy trình đối chiếu tốt giúp phát hiện sai lệch sớm, tránh dồn công việc vào cuối năm.
Bắt đầu từ số dư và chứng từ
Đối chiếu số dư đầu kỳ với tháng trước; rà soát chứng từ ghi nhận sát ngày cuối tháng; kiểm tra các phiếu nhập, xuất, thu, chi chưa hoàn tất. Nên có một bảng theo dõi chứng từ còn treo và người chịu trách nhiệm xử lý.
Kiểm tra theo 12 điểm
1. Tiền mặt với sổ quỹ. 2. Tiền gửi với sao kê ngân hàng. 3. Công nợ phải thu theo khách hàng. 4. Công nợ phải trả theo nhà cung cấp. 5. Hàng tồn kho với thẻ kho. 6. Hàng đang đi đường và hàng gửi bán nếu có. 7. Doanh thu với hóa đơn và chứng từ giao hàng. 8. Giá vốn với xuất kho. 9. Chi phí trả trước và phân bổ. 10. Tài sản cố định và khấu hao. 11. Chi phí sản xuất dở dang và giá thành. 12. Sổ chi tiết với sổ cái, bảng cân đối phát sinh.
Kinh nghiệm xử lý chênh lệch
Không sửa ngay số liệu tổng hợp chỉ để báo cáo cân. Hãy lần ngược về chứng từ nguồn, xác định kỳ phát sinh, nguyên nhân và người phê duyệt điều chỉnh. Lưu lại biên bản đối chiếu và danh sách bút toán điều chỉnh.
Cách làm hiệu quả trên phần mềm
Sử dụng báo cáo đối chiếu tiền, kho, công nợ, sổ cái trong Nano Financial; phân công từng người xác nhận phần hành trước khi kế toán trưởng khóa kỳ. Đối với báo cáo đặc thù, nên thống nhất mẫu kiểm soát từ đầu năm.
Gợi ý thực hành
Hãy chọn một kỳ dữ liệu thực tế, kiểm tra từng chứng từ nguồn, ghi nhận chênh lệch và phân công người chịu trách nhiệm. Quy trình kiểm soát rõ ràng thường quan trọng hơn việc tạo thêm nhiều báo cáo.
Tham khảo: Bộ Tài chính; Cơ sở dữ liệu văn bản Chính phủ; Cơ quan thuế. Các tình huống và khuyến nghị quản trị trong bài là tổng hợp kinh nghiệm thực hành, không phải trích dẫn nguyên văn hoặc ý kiến pháp lý chính thức.
Nam Trung Company – Tư vấn giải pháp kế toán và quản trị tài chính Nano Financial. Hotline 0966 771 772 (Mr. Hữu Anh). Liên hệ tư vấn.